Digitalisierte Prozesse für Handwerker
Digitalisierung ist auch im Jahr 2022 eines der Kernthemen in kleinen und mittleren Unternehmen. Dabei sollte immer die Frage in den Mittelpunkt gestellt werden, welche Maßnahmen für einen Betrieb wirklich Mehrwert bringen. Natürlich braucht ein Schornsteinfegermeister oder Dachdecker keinen 3D-Drucker, um am Markt zu bestehen. Ein gutes Kundenmanagement oder digitalisierte Ablageprozesse hingegen schaffen Zeit, um beim Kunden vor Ort Umsätze zu erwirtschaften. In unserer neuen Serie „Zukunftswerkstatt“ helfen wir dir, einen Überblick über geeignete Digitalisierungsmaßnahmen zu gewinnen und stellen einige innovative Ansätze für deinen Berufsalltag vor.
Was ist überhaupt Digitalisierung?
Digitalisierung beschreibt in erster Linie die Benutzung von elektronischen Übertragungstechniken zur Informationsverarbeitung. Anders gesagt wird aus dem Notizbuch ein Tablet und aus dem Abschreiben von Daten ein Mausklick. Dabei sind die einzelnen Technologien untereinander vernetzt und erlauben so, dieselbe Information zu unterschiedlichen Empfängern zu übertragen, welche diese wiederum verändern, speichern und weitersenden können. Das kann einem Handwerksbetrieb viel Zeit und Geld sparen – wenn die Technik an den richtigen Stellen eingesetzt wird. Um hohe Anfangskosten und vergebliche Investitionen zu vermeiden, kommt es hier auf sorgfältige Planung an! Daher empfehlen wir, Pläne immer von Experten bewerten zu lassen, bevor man zur Tat schreitet.
Damit die Wahl der richtigen Mittel erleichtert wird, schauen wir uns nachfolgend einige besonders vielversprechende Ansätze für den digitalisierten Vertrieb im Handwerk an.
Der digitale Geschäftsprozess – Von der Website in den Kalender
Ein Kundenportal ist der erste Kontaktpunkt der Kunden mit einem Unternehmen. In wenig digitalisierten Unternehmen führt der Weg hier meistens über das Telefon. Das kostet viel Zeit, schließlich muss jede Auskunft einzeln wiederholt werden. Ein digitalisiertes Unternehmen hingegen nutzt seine Website als Informationsspeicher für die Kunden. Hier sind nützliche Informationen hinterlegt, es werden Kontaktmöglichkeiten und Leistungen angeboten. Nun reicht der Besitz einer Website allerdings nicht, um als Handwerksbetrieb schon digitalisiert zu sein. Das erfordert die Verknüpfung mit den restlichen Systemen des Unternehmens. Wir erinnern uns – Digitalisierung bedeutet vor allem Austausch von Informationen.
Eine gut gestaltete Website dient nicht nur als Informationsangebot, sondern auch als Interaktionspunkt für Kunden. Normalerweise ist Vertrieb eine der aufwendigsten Aufgaben – hier wird viel gesprochen, Termine sind zu prüfen, Mitarbeiter sind zu informieren. Wenn die Themenseiten direkt zu einer Terminanfrage oder -buchung weiterleiten, ist damit bereits der erste Abschnitt eines Vertriebsweges digitalisiert. Wenn jetzt noch der Termin automatisch im E-Mail-Kalender auftaucht und dort bestätigt werden kann, statt mühsam auf Papier zu planen, ist man schon auf dem richtigen Weg. So einfach kann es gehen! Damit das funktioniert, brauchen wir die richtigen Daten und Verbindungen. Nachdem wir den Interessenten am Anfang relevante Informationen zur Verfügung stellen, kann dieser über das Kontaktformular die richtigen Angaben machen und wenn nötig, gescannte Dateien gleich mitsenden. Damit spart man sich:
- Begrüßung und Smalltalk
- Die Abfrage der Angaben
- Terminfindung
- Das Notieren der Angaben
- Zeitaufwendige Fehlerkorrekturen
- Die händische Ablage
- Eintragung der Termine (wird automatisch erstellt)
Die Bedeutung von Prozessen für das Handwerk
Was wir hier gerade beschrieben haben, ist ein digitaler Geschäftsprozess. Informationsfluss und Speicher sind so miteinander verknüpft, dass alles schnell zu finden und einfach zu verarbeiten ist. Ein Prozess ist ein Vorgang, in dem vorher definierte Ressourcen und Aktivitäten kombiniert werden. Auf diese Art entsteht ein bestimmtes Ergebnis. So kombiniert beispielsweise ein Schornsteinfeger Messgeräte, sein Fachwissen, den Firmenwagen und einen Notizblock, um damit eine Feuerstättenschau vorzunehmen. Damit man auch wirklich ein gleichbleibendes Ergebnis erhält, ist es von höchster Wichtigkeit, Prozesse im Handwerk anhand der Anforderungen zu gestalten.
Prozessanalyse „Terminvereinbarung im Handwerk“ – Beispiel aus der Praxis
Nachfolgend schauen wir uns an, wie ein Anwendungsfall aussehen könnte, wenn ein Unternehmen seine Terminfindung optimieren will. Das Ziel ist die Erfassung von Termininformationen über die Website. Wenn der Kunde das Kontaktformular abruft, sollte er also zuerst gefragt werden, welche Leistung er benötigt. Anhand dessen werden sofort die richtigen Daten erfasst werden. Wählt er zum Beispiel die Sanierungsberatung aus, werden auf der Website automatisch die erforderlichen Daten abgefragt.
Will der Kunde also einen Beratungstermin für Sanierungsmaßnahmen, brauchen wir einerseits die Stammdaten des Kunden.
- Name
- Adresse
- Telefonnummer
- bevorzugte Zeiten
Darüber hinaus benötigen wir auch projektspezifische Daten für diesen Auftragstypen, beispielsweise
- das Baujahr des Gebäudes
- bisherige Sanierungsmaßnahmen
- einen Grundriss
Damit hat man schon einen Teilprozess optimiert, schließlich kann der Interessent seine Anfrage nur schicken, wenn er alle benötigten Unterlagen bereitstellt. Wir können den voraussichtlichen Arbeitsaufwand einschätzen, entsprechende Termine vorschlagen und wissen auch gleich, wann wir den Kunden erreichen. Außerdem können wir seine Daten einfach abspeichern, ein Notizbuch brauchen wir also nicht mehr. Und das beste: Die Daten sind zukünftig verfügbar, falls weitere Aufträge vom selben Kunden folgen!
Im nächsten Schritt übertragen wir die Daten in den Kalender von Outlook, um versehentliche Doppelbuchungen zu vermeiden. Wer hier richtig digitalisiert hat, kann das ganz einfach über eine Schnittstelle. Eine Schnittstelle ist der Punkt, an dem Sie Daten von einem System ins Nächste gelangen. Ein Beispiel wäre der Schornsteinfeger, der Messdaten von seinem Gerät auf den Computer überträgt. Das können wir auch mit den Daten vom Kontaktformular: Diese können so sortiert werden, dass sie automatisch von der Website (System 1) als E-Mail an unser Postfach gesendet wird (System 2). Mit den richtigen Einstellungen erscheint das ganze als Terminanfrage bei uns, und wir bestätigen per Knopfdruck. Voila! Der Termin mit allen wichtigen Daten ist für Sie hinterlegt! Statt einer Sekretärin, die viel Zeit mit der Terminplanung verbringt, übernimmt hier die Schnittstelle und spart Zeit und Kosten.
Zuletzt teilen wir unseren Termin noch mit dem Mitarbeiter, der ihn ausführen soll. Man braucht keine aufwendigen Besprechungen oder ähnliches: Es ist jederzeit ersichtlich, welcher Mitarbeiter zum gewünschten Zeitpunkt noch einen freien Kalender hat. Dieser erhält eine Mitteilung auf sein Handy oder Tablet und steuert den Kunden an – ebenfalls mit den benötigten Unterlagen schon im Gepäck.
Professionelle Prozesse in den Handwerksbetrieb bringen
Du siehst: Schon mit einfachen Mitteln entfaltet eine Prozessoptimierung an vielerlei Stellen im Unternehmen Wirkung und verbessert die Abläufe maßgeblich. Dabei ist man nicht nur auf den Vertrieb beschränkt, auch der eigentliche Service lässt sich so effizienter ausführen. Natürlich ist der gewöhnliche Prozess komplexer als hier beschrieben, ebenso erfordert die technische Umsetzung saubere Planung und Ausführung – Wie das Handwerk selbst. Daher empfehlen wir, sich auf die Erfahrung von Experten zu setzen, wenn es um Prozessoptimierungen geht.
Wir bei Craftsite.net bringen umfangreiche praktische Erfahrung aus Unternehmen verschiedenster Größen und Branchen mit – dieses Wissen setzen wir gerne ein, um selbst in Kleinstbetrieben Standards auf Konzernniveau zu schaffen und reibungslose Abläufe zu garantieren. Wir eliminieren Umwege, Fehler und lange Bearbeitungszeiten aus dem Tagesgeschäft. Lass uns deine Möglichkeiten diskutieren. Du wirst überrascht sein, was noch alles in deinem Betrieb steckt!
