Prozesse im Handwerk analysieren und optimieren -
Die IST-Analyse
Im nachfolgenden Blogbeitrag wird gezeigt, wie ein Handwerksbetrieb seine administrativen Prozesse erfassen und verbessern kann. Du möchtest erstmal wissen, was Digitalisierung und Prozesse überhaupt sind? Dann lies dir am besten zuerst unseren Beitrag „Digitalisierte Prozesse für Handwerker“ durch! Du hast Fragen? Melde dich gerne übers Kontaktformular!
Anwendungsbereiche der Prozessoptimierung
Ein betrieblicher Prozess, also die standardisierte Abfolge von mehren Einzelschritten, macht die Arbeit an allen Stellen effizienter, wo man ihn einsetzt. Bereits jetzt hast du, zumindest unbewusst, schon Kontakt mit vielen Prozessen gehabt oder Sie ausgeführt. Nehmen wir zum Beispiel an, du möchtest auf einer Baustelle ein Aufmaß anfertigen. Natürlich wäre das auch mit Zollstock und Notizblock möglich, aber mit einer App zum Erstellen von Aufmaßen und einem Laser-Distanzmesser geht es doch deutlich schneller voran. Außerdem spart man sich hier viel Papierkram, der auch gerne mal verloren geht oder unleserlich sein kann. Während ihr eure Arbeitsabläufe im Außendienst dank eurer Erfahrung fest im Griff habt, ist die Administration häufig eine echte Herausforderung. Das Telefon klingelt auf der Baustelle, Stunden sind zu dokumentieren, Belege wollen abgeheftet und Termine müssen geplant werden. Das nimmt viel Zeit in Anspruch. Hier bietet sich also ein guter Ansatzpunkt, um die sogenannten Stützprozesse zu optimieren. Ein Stützprozess beschreibt alle Handlungen, die dazu beitragen, die eigentliche Arbeit zu Verrichten. Dazu gehören:
- Vertriebsprozesse
Kundenberatung, Angebotslegung, Rechnungslegung
- Ressourcenverwaltung
Zeiterfassung, Einsatzplanung, Projektmanagement & Personal - Büroprozesse
Buchhaltung & Sekretariat
- Einkauf
Beschaffung, Lagerwirtschaft & Reklamationen
Ablauf – Von der Analyse zum Resultat
In allen genannten Bereichen bietet sich großes Einsparpotenzial, indem man vorhandene Ressourcen besser organisiert. So eine Optimierung eines Geschäftsprozesses erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Den Beispielablauf sehen wir hier:
Ausgangspunkt ist die Analyse des Ist-Zustandes. Wo benötigen wir besonders viel Zeit, obwohl wir am Ende keine Rechnung dafür stellen können? An welcher Stelle passieren regelmäßig Fehler? Zwischen welchen Rollen im Betrieb sollte die Kommunikation verbessert werden?
Indem wir diese Fragen beantworten, finden wir die gesuchten Anwendungsfelder für Prozessverbesserungen im eigenen Unternehmen. Aber Achtung – Ein Problem zu erkennen bedeutet nicht, dass ein Problem gelöst wurde. Schließlich hat die bisherige Lösung ja auch irgendwie funktioniert, nur eben nicht besonders gut. Wenn die nächsten Schritte nicht sorgfältig geplant sind, kommt es deshalb schnell zur „Verschlimmbesserung“.
Schritt 2: Ziele festlegen
Damit uns das nicht passiert, suchen wir im zweiten Schritt nach Potenzialen. Dafür bewerten wir, welche Ressourcen wir im Unternehmen haben. Dabei lohnt es sich, die Mitarbeiter gut zu kennen. Denn so weiß man von Fähigkeiten, die noch nicht eingesetzt werden und die zukünftig helfen können.
Anschließend fragen wir uns, was wir eigentlich erreichen möchten. Zeit gewinnen? Fehler reduzieren? Oder klassische Kostensenkung? Abhängig vom Zielbild wird geschaut, was wir bereits im Betrieb haben, um es zu erreichen. Das können Mitarbeiter, Fachwissen, Fahrzeuge oder Ausstattung sein. Die gesuchten Potenziale ergeben sich bestenfalls aus der Kombination dieser Faktoren. Was meistens fehlt, sind Schnittstellen zwischen den einzelnen Beteiligten. Daher formulieren wir als Ziel die Verbesserung eines IST-Zustand zum SOLL-Zustand. Dabei sollte der SOLL-Zustand möglichst präzise formuliert werden.
Schritt 3: Lösungen Entwickeln
Das bringt uns zur Lösungsfindung. Die Leitfrage lautet:
Welche Informationen müssen wann für wen
verfügbar sein?
Dazu betrachten wir alle Punkte, an denen Daten erhoben, geändert oder per sogenanntem Handshake von einem System ins Nächste übertragen werden. Entsprechend unseres Zielbildes gestalten wir jeden Datenaustausch so, dass möglichst wenig Aufwand entsteht und wir einen direkten Weg zum Ziel wählen.
Schritt 4: Abläufe optimieren
Zuletzt müssen die Abläufe dann noch wirklich optimiert werden. Dazu werden Lösungskonzepte auf die Rollen der beteiligten übertragen, Aufgaben zugewiesen und technische Mittel bereitgestellt. Überraschenderweise ist dieser Punkt oft am kritischsten, denn Veränderung stößt oft auf Widerstände. An dieser Stelle gilt es, alle an Bord zu holen und schnell das richtige Wissen zu vermitteln. Bei der Erstellung von Schulungskonzepten ist Ihnen Craftsite gerne behilflich.
In der Theorie klingt das ganz einfach, oder? Wie eine Prozessoptimierung in der Praxis aussehen kann, zeigen wir euch im Folgebeitrag. Dort findet ihr eine Case-Study, die detailliert sämtliche Schritte der Prozessoptimierung für Handwerker am Beispiel erklärt.
