Case Study Prozessoptimierung - Der schnellste Weg vom Stundenzettel zur Projektabrechnung
Im nachfolgenden Blogbeitrag wird gezeigt, wie ein Handwerksbetrieb seine administrativen Prozesse erfassen und verbessern kann. Dabei gehen wir auf das praktische Beispiel von einem unserer Kunden aus der Dachdeckerbranche ein. Die zugrunde liegende Methode stammt aus unserem letzten Beitrag „Betriebliche Prozesse im Handwerk analysieren und optimieren“. Reinschauen lohnt sich!
Der Fall
„Was wirklich viel Zeit verbraucht, ist die Verwaltung der Stundenzettel. Wir füllen die immer noch auf dem Papier aus, bringen sie dann ins Büro und dort werden unsere Zeiten dann in den Computer eingetragen. Dann kann man die Zeiten später einsehen und zusammen mit dem Projektordner eine Abrechnung erstellen.“
Leserzuschrift, 2022
Mit diesem Problem steht unser Kunde ganz sicher nicht alleine da. Insgesamt ist die Zettelwirtschaft in vielen Handwerksbetrieben ein grundlegendes Problem, das viel langsamer verschwindet als in anderen Branchen. Wie eine Optimierung in diesem Bereich aussehen kann, erklären wir gerne.
Tipp: Je komplexer ein Prozess ist, desto schwieriger die Optimierung. Lass dich am besten ausführlich von Experten beraten, um nachhaltige Erfolge für dein Unternehmen zu erzielen. Wir von Craftsite stehen dir dabei gerne zur Seite.
Schritt 1: Die IST-Analyse - Lücken finden
Im ersten Schritt wird ein geeigneter Stützprozess identifiziert. Dieser wird auf Verbesserungspotenziale untersucht, um den Betrieb zu entlasten.
Um so einen Prozess richtig zu analysieren, ist es oft hilfreich, das ganze in sogenannten Swimlanes zu visualisieren. Jede Swimlane stellt ein Element in dem Prozess dar. Im Fall des Kunden sieht das so aus:
Der Vorgang enthält selbst in dieser groben Darstellung 8 einzelne Aufgaben, die zu verrichten sind, bevor eine Rechnung an den Auftraggeber gestellt wird. Im Detail sind noch einige Handgriffe mehr zu machen. Dabei gibt es mehrere wichtige Schnittstellen, die an dem Prozess beteiligt sind (in den roten Kästen). Schauen wir uns das einmal genauer an:
Zuerst wären da die Monteure auf der Baustelle, die ihre Zeiten auf einem Zettel erfassen müssen. Der Nachteil dieser Methode ist, dass die Aufstellung immer nur an einem Ort gleichzeitig verfügbar ist. Weiterhin werden die Zeiten von Hand in den Computer übertragen, das bedeutet doppelten Aufwand, schließlich wurden diese schon vorher einmal aufgeschrieben.
Medienwechsel sind auch aus weiteren Gründen immer kritisch zu betrachten. Bei einem hohen Aufkommen können hier schnell Übertragungsfehler passieren, die im Nachhinein oft nur schwer aufzuklären sind. Schließlich müsste man dafür alle Stundenabrechnungen erneut durchgehen.
Auch am Ende müssen für die Projektabrechnung noch Baustellendokumentation im Projektordner mit digitalisierten Daten aus den Lohnzetteln zusammengefügt werden. Um Vorgänge nachzuverfolgen, muss hier also eine doppelte Ablage von Daten erfolgen. Mit diesem Wissen formulieren wir jetzt unser Zielbild.
Schritt 2: Ziele festlegen
Um hier den Prozess zu optimieren, müssen wir die vielen Schnittstellen betrachten, die zum Einsatz kommen. Alle beteiligten Parteien arbeiten mit denselben Daten, benötigen diese jedoch zu verschiedenen Aktivitäten. Besonders viel Zeit verbrauchen hierbei Übertragung und Ablage, obwohl sie Zeit kosten und keinen Mehrwert bringen. Daher lautet unser Ziel:
„Durch Umgestaltung der Schnittstellen in unserem Handwerksbetrieb beschleunigen wir den Stützprozess der Projektabrechnung.“
Schritt 3 - Lösung entwickeln
Bei der Lösungsfindung gilt es, Umwege zu identifizieren und abzukürzen. Wir möchten auf dem kürzesten Weg mit dem geringsten Ressourceneinsatz zum Ziel kommen. Dafür greifen wir im Beispiel auf vorhandene Mitarbeiter und IT-Systeme zu und verbinden deren Informationen in Echtzeit.
Die erste Neuerung ist die Einrichtung einer App für Zeiterfassung auf den Handys der Mitarbeiter. Dort werden die Zeiten mit der Projektkennung zusammen gespeichert und sind direkt für alle Beteiligten mit Cloud-Zugriff verfügbar.
Wenn nun auch noch der Projektordner digitalisiert wird, indem die Daten mittels eines Handyscanners in der Cloud abgespeichert werden, sind bereits alle wichtigen Informationen an einem Ort. Jetzt kann der Geschäftsführer jederzeit den Fortschritt einsehen und gespeicherte Bilder, Dokumente, Lieferscheine und Zeiten an einem Ort betrachten.
Der Aufbau einer solchen Lösung nimmt wenig Zeit in Anspruch und rentiert sich praktisch umgehend durch den gesunkenen Aufwand. Im Vergleich mit der bisherigen Lösung besticht das neue Konzept durch seine Geradlinigkeit:
Mit dieser Umstellung konnte die Anzahl der erforderlichen Prozessschritte um 50 Prozent (!) gesenkt werden! Und es kommt noch besser:
- Keine Zettelwirtschaft mehr!
Der neue Ablauf kommt ganz ohne Papier aus. - Keine Übertragungsfehler!
Alle Daten werden genau einmal eingegeben und sind dann überall verfügbar. - Jeder Vorgang schafft Mehrwert!
Unnötige Zwischenschritte wurden eliminiert, jetzt trägt jeder Ablauf direkt zur umgehenden Erstellung der Projektabrechnung bei.
Schritt 4: Abläufe optimieren
Was auf dem Papier noch einfach wirkt, ist in der Realität natürlich mit einigen Herausforderungen verbunden. Um die Einführung eines neuen Prozesses reibungslos zu gestalten, empfehlen wir dringend, folgende Dinge im Auge zu behalten:
1. Die richtige Software wählen
2. Passende Hardware
Auch die Hardware muss stimmen. Haben alle Mitarbeiter die nötigen Geräte? Welche Anschaffungskosten sind mit der Einführung verbunden? Diese Fragen sollten man sich im Zuge einer Prozessoptimierung ebenfalls stellen.
3. Mitarbeiter schulen
Mitarbeiter sollten sorgfältig auf die bevorstehenden Änderungen vorbereitet werden, um die Einführung neuer Systeme erfolgreich verlaufen zu lassen. Ein Prozess ist immer nur so gut wie die Menschen, die ihn ausführen! Tipp: Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter von dem Prozess, indem Sie aufzeigen, welche Erfolge sich damit erzielen lassen!
4. Beratungsmöglichkeiten nutzen
Was in unserem Beispiel klar wirkt, ist in der Realität oft komplexer. Daher sollte man insbesondere in der Planungs- und Umsetzungsphase auf die Hilfe von erfahrenen Experten vertrauen. So lässt sich der maximale Mehrwert für euren Handwerksbetrieb erzielen.
Ihr habt Fragen, wollt euch zu Prozessen oder eurem Webauftritt beraten lassen? Bei Craftsite.net seid ihr richtig. Nutzt gerne unser Kontaktformular. Wir freuen uns auf euch!
